9月15日上午，副市长王建祥召开世园会执委会机构成员工作会议，各部负责同志参加会议。会议要求，各部负责同志特别是驻会负责同志要尽快到位；要尽快就各部职能、内设机构、人员配置拿出方案统一研究；要迅速进入工作状态，对目前各项筹备工作进展情况和急需推进的工作逐一梳理，确保各项筹备工作顺畅。下午，李奉利同志、齐树青同志到世园会报到，就各部负责同志即将到位所急需做的房间安排、办公设施配备等工作进行了部署。
9月16日下午，李奉利同志主持召开会议，会议确定，一是所有驻会负责同志从9月19日（星期一）起全部到世园会集中办公，迅速开展工作；二是9月21日（星期三）前各部将工作职能、内设机构、人员配置等拿出方案汇总后统一研究；三是各部尽快组织人员就相关工作到西安世园会对口部门学习考察，形成专门考察报告报执委会；四是尽快制定完善新的组织架构下的会议等各项管理制度，理顺工作流程，规范工作程序；五是在确保各项筹备工作加快向前推进的基础上，切实抓好园林园艺专题讲座、参加国际园艺生产者协会（AIPH）第63届年会、西安世园会“青岛周”等重点工作。
