2013年8月3日，世园执委会副秘书长朱悦涛在执委会三楼会议室主持召开国际竞赛(室内)筹备专题会，青岛世园执委会专家办及国际竞赛有关筹备人员参加会议。会议听取了国际竞赛有关筹备人员关于本项目策划方案的汇报。朱悦涛副秘书长就汇报内容进行了点评，并提出了进一步的要求，同时就做好下步工作做出了部署。
会议确定以下工作：一是准备国际竞赛(室内)相关系统性审批文件，尽快交由中国花协正式审批；二是在原先国际竞赛工作方案基础上进一步细化各个项目的执行方案，内容深化细致具体操作步骤；三是推荐国际竞赛专业顾问人员名单，条件允许的情况下组织研讨会或者拜访，探讨工作思路；四是推荐国际竞赛各项目协作机构名单，列出考察计划，与其进行工作对接；五是拟定征集馆内环境氛围设计公开征集要求，采用定向邀请的方式，尽快确定设计单位。
最后朱悦涛副秘书长强调：一要严格按照中央关于厉行节约、反对浪费的有关规定，文化活动要全面把握五项原则，高效、迅速的开展国际竞赛筹备工作；二要本着“发散思维，创意策划”的原则，创新竞赛项目、丰富竞赛内容，充分利用好世园会平台宣传国际竞赛，吸引广大参赛者参与竞赛活动；三要抓住机遇，突破挑战，真正实现节俭和质量的双赢，打造一届高水平，有特色、高标准的国际竞赛活动。